Motverka det vanliga mejlmisstaget
Publicerad: 2025-08-12
Senast ändrad: 2025-08-12
Massmejl med många mottagare avslöjar ofta oavsiktligt andra mottagares mejladresser. En enkel utbildningsinsats kan, i kombination med en teknisk policy, minimera risken för det vanliga mejlmisstaget.
Förra veckan avslöjade Aftonbladet att Myndigheten för totalförsvarsanalys (MTFA) hade gjort ett klassiskt mejlmisstag. Myndigheten hade skickat ett gemensamt mejl till 150 arbetssökande för att informera dem om att de inte hade gått vidare i rekryteringsprocessen.
Tyvärr hade personen som skickade mejlet lagt alla mottagare i till-fältet. Det gjorde att samtliga arbetssökande fick reda på vilka andra personer som hade sökt jobbet.
Utbilda medarbetarna om BCC-fältets innebörd
På ditt företag kan ni minska risken för liknande incidenter genom en kombination av utbildningsinsatser och en teknisk policy.
Säkerställ först att alla medarbetare är medvetna om skillnaderna mellan de olika adressfälten och när de ska användas.
- Till-fältet: Alla mottagare ser varandra och mottagarna i CC-fältet.
- CC-fältet (Carbon Copy): Alla mottagare ser varandra och mottagarna i Till-fältet.
- BCC-fältet (Blind Carbon Copy): Inga mottagare ser varandra men de ser eventuella mottagare i till- och CC-fälten.
Om Myndigheten för totalförsvarsanalys hade lagt mejlets mottagare i BCC-fältet hade mottagarna inte sett varandras mejladresser.
Begränsa maxantalet mottagare per mejl
Därutöver kan ni införa en teknisk policy som begränsar antalet mottagare per mejl. Det förhindrar att medarbetare skickar mejl med för många mottagare.
Med standardinställningen i Microsoft 365 får användare ha upp till tusen mottagare per mejl. Ni kan sänka den gränsen för samtliga eller utvalda användare.
Om en användare försöker skicka ett mejl till för många mottagare stoppas mejlet och användaren får ett felmeddelande. Detta gäller oavsett vilket fält som mottagaradresserna ligger i.
Microsoft 365-användare som skickar mejl med för många mottagare får ett felmeddelande.
Du hittar instruktioner för att justera inställningen i artikeln ”Customizable Recipient Limits in Office 365 ” på Microsofts webbplats. Företagets Microsoft 365-administratör kan justera inställningen via antingen Powershell eller det grafiska administrationsgränssnittet i Exchange Admin Center.
Observera att Microsoft har flyttat inställningen efter att de publicerade hjälpartikeln. Numera hittar du inställningen genom att öppna användarkorten (klicka på namnen) och växla till fliken ”Others”.
Microsoft 365-administratören kan begränsa antalet mottagare per utgående mejl.
Google har publicerat en motsvarande hjälpartikel för företag som använder Google Workspace (tidigare Google G Suite).
Nextcloud har ingen motsvarande inställning eftersom Nextcloud saknar en inbyggd mejlserver. Om ditt företag använder Nextcloud hittar du i stället inställningen i mejlservern som ni har kopplat till er Nextcloud-server.
Använd tjänster som är anpassade för massutskick
Varken Microsoft 365 eller Google Workspace är gjorda för massutskick. Om ert företag skickar många massutskick bör ni skaffa en mejltjänst som är anpassad för ändamålet.
Massmejlstjänster skapar ett unikt mejl för varje enskild mottagare. Det eliminerar risken för att mottagarna ser varandras mejladresser. Det gör också att mejlen kan personaliseras, till exempel inledas med en hälsningsfras som innehåller mottagarens namn.
För vissa typer av mejl, till exempel nyhetsbrev, är det rent av nödvändigt att använda en nyhetsbrevtjänst så att mottagarna kan välja att sluta prenumerera på mejlen. Annars ökar risken för att mejlen klassas som skräppost, vilket påverkar leveranssäkerheten för alla mejl som företaget skickar.