Säkerhetskopiera all data

Samla filerna på ett centralt ställe

I och med att medarbetarnas filer är oersättliga måste de säkerhetskopieras. För att det ska fungera i praktiken måste medarbetarna spara sina filer på en plats därifrån filerna kan säkerhetskopieras på automatiserat vis. I de flesta företag bör medarbetarna spara sina filer på företagets utvalda molnlagringstjänst eller fillagringsserver. Om medarbetarna sparar filer lokalt på sina datorer kan filerna gå förlorade om datorerna drabbas ut utpressningstrojaner, blir stulna eller tappas i golvet.

Företagsanpassade molnlagringstjänster såsom Microsoft Onedrive (inkl. Sharepoint), Google Drive och Nextcloud är exempel på centrala lagringsplatser som passar för de flesta företag. Tjänster som dessa ger företagen de förutsättningarna som behövs för att kunna säkerhetskopiera alla medarbetares filer i ett svep. Ju mindre utspridda filerna är, desto lättare är de att säkerhetskopiera.

De nämnda molnlagringstjänsterna stödjer också versionshantering som gör att medarbetarna själva kan backa tillbaka till äldre versioner av sina filer. Den funktionen är praktisk ifall en medarbetare råkar radera något av misstag.

Säkerhetskopiera enligt 3-2-1-modellen

Säkerhetskopior måste hanteras på ett sätt som gör att de inte kan förstöras tillsammans med originalen. Säkerhetskopior som lagras på kontoret är sårbara för inbrott, brand eller översvämning. Medarbetare som säkerhetskopierar sina datorer till en konstant inkopplad USB-hårddisk kan bli av med både originalfiler och säkerhetskopior om datorn angrips av en utpressningstrojan.

Den så kallade 3-2-1-modellen är en bra utgångspunkt för säkerhetskopiering. Företaget ska ha tre kopior på all oersättlig data (originalet plus två kopior). Datan ska lagras på två olika sätt. En kopia ska lagras utanför kontoret, förslagsvis i molnet.

I större företag kan 3-2-1-säkerhetskopiering automatiseras med hjälp av en så kallad NAS-server (Network Attached Storage-server). Alla datorer och kompatibla molntjänster säkerhetskopieras till NAS-servern, som i sin tur säkerhetskopieras till en molnlagringstjänst eller en NAS-server på fysiskt åtskild plats.

Manuell kopieringsrutin

Mindre företag kan sakna resurser eller kompetens för att konfigurera och underhålla en automatiserad säkerhetskopiering. De kan i stället uppnå 3-2-1-skyddet med manuella rutiner. Medarbetare kan exempelvis instrueras att spara filer i en molntjänst, konfigurera synkronisering till sina datorer och regelbundet säkerhetskopiera till externa hårddiskar. Då finns filerna på tre platser (molnet, lokalt och externt), uppfyllande kraven för 3-2-1-säkerhet.

Mindre företag kan sakna förutsättningarna och resurserna för att konfigurera och underhålla den typen av automatisk säkerhetskopiering. Sådana företag kan i stället uppnå 3-2-1-skyddet med manuella rutiner. Medarbetarna kan exempelvis instrueras att spara alla filer på en molnlagringstjänst och konfigurera synkroniseringsappen så att kopior av alla filer lagras lokalt på medarbetarnas datorer.

Medarbetarna ska då också konfigurera sina mejlappar så att kopior av alla mejl, kontaktlistor och kalendrar lagras lokalt på deras datorer. Då räcker det att medarbetarna säkerhetskopierar sina datorer till externa hårddiskar. Filerna finns på tre ställen (i molnet, på medarbetarnas datorer och på de externa hårddiskarna). Filerna är sparade på fler än två olika sätt och en kopia ligger i molnet.

Automatiserad kopiering är att föredra

Denna manuella lösning har uppenbara nackdelar. Lösningen förlitar sig på manuella rutiner vilket innebär en risk för felkonfiguration som kan leda till att filer inte inkluderas i säkerhetskopiorna eller att säkerhetskopiorna lagrar personuppgifter som skulle ha gallrats ut av GDPR-skäl. Med den manuella lösningen kan det också saknas möjligheter till centraliserad uppföljning och åtkomstkontroll.

När möjlighet finns är automatiserad säkerhetskopiering alltid att föredra, men all säkerhetskopiering är bättre än ingen säkerhetskopiering alls.

Säkerhetskopiera med appar

Vid säkerhetskopiering av medarbetarnas datorer är det viktigt att undersöka vad säkerhetskopiorna omfattar. Vissa säkerhetskopieringsappar kopierar enbart filerna som ligger i förvalda mappar medan andra appar avbildar hela datorn. Avbilderna gör att datorn kan återställas till ett exakt tidigare skick.

Vilken typ av app för säkerhetskopieringen som passar bäst beror på rollen som medarbetarnas datorer fyller och hur krångligt det är att ominstallera datorerna.

Mac OS har en inbyggd app vid namn Time Machine. Den skapar avbilder av datorn som tar med allt, inklusive appar och inställningar.

Microsoft säkerhetskopieringsapp som tidigare kallades Filhistorik finns fortfarande kvar i senaste versionen av Windows 11, men den ligger undangömd i gamla Kontrollpanelen under ”Säkerhetskopiera och återställ (Windows 7)”. Windows Filhistorik säkerhetskopierar enbart filerna, inte de installerade apparna och inställningarna till skillnad från Time Machine.

Använd företagsanpassade appar

Både Time Machine och Windows Filhistorik kan säkerhetskopiera till både usb-anslutna hårddiskar och fillagringsservrar i det lokala nätverket. Ingen av apparna har stöd för säkerhetskopiering till molnet eller säkerhetskopiering till fillagringsservrar över internet, vilket gör de mindre lämpliga för företag.

De två säkerhetskopieringsapparna ger inte heller företaget någon överblick över vilka datorer som säkerhetskopieras eller vad som ingår i säkerhetskopiorna. Av dessa skäl bör företagsanpassade säkerhetskopieringsappar användas i stället.

Säkerhetskopiera samarbetstjänsterna

Fillagring i samarbetstjänsternas moln ersätter inte behovet av säkerhetskopiering. Samarbetstjänster såsom Microsoft 365 och Google Workspace har en delad ansvarsmodell. Tjänsteleverantörerna ansvarar för att hålla infrastrukturen säker och tillgänglig. De flesta tjänsteleverantörer arbetar också hårt för att minska risken för dataförlust, men i slutänden är det alltid företaget som använder samarbetstjänsten som ansvarar för sin data.

Samarbetstjänster kan säkerhetskopieras på flera sätt. De stora NAS-servertillverkarna erbjuder som ovannämnt säkerhetskopieringsverktyg som kopierar filer, mejl, konversationer och konfigurationer från kompatibla samarbetstjänster, däribland Microsoft 365 och Google Workspace. Det finns också gott om tredjepartsverktyg som lagrar nämnd data i fristående molntjänster. Sommaren 2024 lanserade Microsoft ett eget säkerhetskopieringsverktyg för Microsoft 365 , vilket bara genom sin existens understryker behovet av att säkerhetskopiera samarbetstjänsterna.

Säkerhetskopiera alla molntjänster

Det är inte bara samarbetstjänsterna som har behov säkerhetskopiering. Alla molntjänster bör säkerhetskopieras på något vis. Generellt sett friskriver sig molntjänstleverantörer från skadeståndsansvar som är relaterat till dataförluster.

Tyvärr finns det inget standardiserat sätt att säkerhetskopiera molntjänster. De flesta företagsanpassade molntjänster har åtminstone en funktion för att exportera all data. I brist på alternativ kan företaget använda den funktionen för att på regelbunden basis exportera manuella kopior av företagets data. Dessa manuella kopior bör i sin tur också inkluderas i säkerhetskopieringsrutinerna enligt 3-2-1-modellen.

Sammanfattning

• Genom att centralisera lagringen av medarbetarnas filer underlättas säkerhetskopieringen.
• 3-2-1-modellen föreskriver att företaget ska ha tre (3) kopior på all oersättlig data (originalet plus två kopior). Datan ska lagras på två (2) olika sätt. En (1) kopia ska lagras utanför kontoret, förslagsvis i molnet.
• Molntjänster har en delad ansvarsmodell. Företaget som är kund hos molntjänsten ansvarar för sin data och molntjänstleverantörerna friskriver sig ofta från dataförlustsrelaterade skadeståndsansvar.